Các cụm từ hay gặp khi viết email

Nhận và gửi mail là một trong những công việc hàng ngày của một nhân viên văn phòng phải không nhỉ? Một công việc tưởng chừng đơn giản tuy nhiên cũng cần những kĩ năng để suôn sẻ hơn. Bài viết này sẽ điểm lại mốt số chú ý để các bạn để viết email chuyên nghiệp.

Luyện nghe tiếng Anh

Đề luyện thi Toeic

Ngữ pháp tiếng Anh

Dear
“Dear” có lẽ là từ hay gặp nhất khi mở đầu một e-mail. Đây là cách dùng trang trọng, lịch sự khi bạn lần đầu viết e-mail cho ai đó. Tuy nhiên, bạn có thể dùng “Dear” trong hầu hết các trường hợp viết e-mail tiếng anh thương mại vì người nhận thường có mối quan hệ đối tác, khách hàng… do đó yêu cầu tính lịch sự, trang trọng.

Hi

Đây là lời chào dùng trong e-mail không trang trọng, có thể khi viết cho đồng nghiệp.

…if you have any queries/ questions, please call me/ please don’t hesitate to let me know

Nếu có bất cứ yêu cầu, thắc mắc nào xin vui lòng gọi cho tôi/ cho tôi biết. Cấu trúc này thường xuất hiện ở cuối e-mail.

Yours sincerely – Trân trọng

Trong e-mail trang trọng, chúng ta có thể dùng như sau:

Nếu bắt đầu e-mail bằng Dear + tên người nhận cụ thể, sẽ kết thúc bằng Yours sincerely

Nếu bắt đầu e-mail bằng Dear Sir/Madam (không có tên người cụ thể), chúng ta dùng Yours faithfully ở cuối e-mail.

I am writing to inform you that…./ This is to let you know that…/ This is to inform you that…

Tôi viết thư này nhằm thông báo rằng….

Best regards
Lời chào cuối thư chúng ta cũng có thể dùng Best regards thay cho Yours sincerely hoặc Yours faifully. Cụm từ này dùng được cả trong tình huống trang trọng và không trang trọng.

Speak to you later.

Ý muốn nói sẽ liên lạc lại sau.

I look forward to hearing from you.

Ý muốn nói hi vọng nhận được hồi âm sớm từ người nhận thư.

Many thanks for…./ Thank you for…

Cám ơn rất nhiều vì…

I would like to apologise…

Đây là cách xin lỗi mang ý nghĩa trang trọng. Với ý nghĩa thật mật hơn chúng ta có thể dùng: I’m very/ really sorry about it.

Unfortunately, …

Chúng ta hay dùng “Unfortunately” ở đầu câu để diễn đạt ý rất tiếc khi không thể thực hiện được việc gì.

Ví dụ: Unfortunately, I’m going to miss the presentation. (Rất tiếc tôi sẽ không thể tham dự được buổi diễn thuyết)